Előfordulhat, hogy olyan projekten dolgozik csapatunk, amellyel nem egy-két sprint alatt fog átszaladni, hanem inkább egy év, vagy még annál is több idő lesz, mire a megoldás leszállításra kerül. Ilyen hosszú időszakban fokozottan figyelni kell arra, hogy a csapat és az egyének motivációja megmaradjon a kívánt szinten. Alább néhány gondolat, hogy milyen eszközökkel lehet ezt a motivációt fenntartani:
1, Célok és kitűzött eredmények
Határozzunk meg konkrét célokat és elvárásokat a projekt során. A jól meghatározott célok segítenek a csapatnak látni, hogy merre haladnak, és motivációt adnak a cél eléréséhez. Nincs annál rosszabb, mintha nem látjuk a feladatok végét. Úgy sokkal nehezebb tervezni. Olyan, mint csillagtalan tengeren hajózni. Ha mindenki tiszta a cél, akkor látszódik a haladás és hogy éppen hol állunk. Persze lehet, hogy olyan termékfejlesztési projektben vagyunk, ahol még bizonytalan a végső kimenet, ott az egyes elkészült funkciókra érkező visszajelzések segítenek fenntartani az “izgalmakat”, érdeklődést.
2, Részletes tervezés és időbeosztás
Dolgozzunk ki egy részletes tervezést és időbeosztást a projektre. Az egyértelmű struktúra és menetrend segít elkerülni az elbizonytalanodást és a motiváció csökkenését a projekt során. Alkalmas agilis eszköz erre például a “product increment planning”, amely során egy összetett termék leszállítását – általában – 3-4 havonta – vagy ahogy a project és/vagy ügyfél megkívánja – leszállítható, működőképes egységekre bontunk és egy ilyen egységbe eső funkciókészletet, vagy modulokat tervezzünk meg részletesebben a csapattagok bevonásával.
3, Felelősség és önállóság
Biztosítsuk, hogy minden csapattagnak legyenek konkrét felelősségi területei a projekten belül. Jól körülírt, meghatározott és leginkább mindenki által elfogadott szerepkörök segítenek a konfliktusok és a leeső feladatok elkerülésében. Az önálló munkavégzés lehetősége, a felhatalmazás, a bizalom növeli a motivációt és a teljesítményt.
4, Befektetés a fejlődésbe és tanulásba
Támogassuk a csapattagok fejlődését és tanulását. Kínáljunk képzéseket, tréningeket vagy mentorálást, ami segíthet fejleszteni a képességeiket és motiváltabbá teszi őket. A monotonitás megtörésének egyik legjobb eszköze az tréning, vagy oktatás, ami egyszerre egyéni és szervezeti érték is. Nem utolsó sorban sokszor a gradeváltás is bizonyos képzések, vagy hasonló eseményen szerezhető kreditpontokhoz van kötve, akár gamifikált módon. Ellenállás szokott keletkezni, ha a projekt határidők és a feladat mennyisége nincsen összhangban. Ebben az esetben mindenképpen vezetői beavatkozás szükséges. Összességében lássuk be, ahol egy hosszabb időszakot – mondjuk egy évet – oktatás, képzések, tréningek nélkül darál végig egy csapat, ott borítékolhatóan csökkeni fog a motiváció, a kompetenciák nem fejlődnek, ebből pedig következik, hogy a feladatok elvgézése nem lesz hatékony, tehát összességében deficitünk keletkezik erőforrás oldalon.
5, Közös sikerünnep
Ünnepeljük meg a közös eredményeket és mérföldköveket. Az elismerés és a pozitív visszajelzés motiváló hatással lehet a csapatra. Értékeljük ki a sprinteket, release-eket, tegyük ki az asztalra a sikereket – persze a kudarcokat is, de az egy másik cikk lesz – és vezetőként is fejezzük ki őszinte hálánkat, ha a csapat jól teljesített. Abban is tud érték lenni, ha esetleg nem minden a tervezettek szerint ment, de szemmel látható az elért eredmény. Ezek mindig tudnak adni egy nagy löketet az embernek.
6, Kommunikáció és visszajelzés
Legyen rendszeres és nyílt kommunikáció a csapattagok között. Adjunk és fogadjunk konstruktív visszajelzést a munkavégzésről és a teljesítményről. Alakítsuk a visszajelzés kultúráját és teremtsünk olyan biztonságos környezetet, ahol a csapat tud beszélni a problámokról, mi működött rosszul. Látszódjon, hogy min kell változtatni! Ne feledjük: pozitív visszajelzést mindenki előtt, negatívat inkább kettesben az érintettel és akkor is objektívan, mérhetően, jól megfoghatóan, mert csak abból lehet fejlődni!
7, Személyes célok és motivációk támogatása
Ismerjük fel és támogassuk a csapattagok egyéni céljait és motivációit. Erre nagyon jó alkalmak a 1on1 események, amelykre akár különböző coach eszközöket, kártyákat is bevihetünk, amelyekkel jobban megismerhetjük az egyes csapattagok motivációját, hajtóerejét. Ehhez igazítsuk a projekten belüli feladatokat és felelősségeket, hogy mindenki érezhesse, hogy munkája összhangban van saját céljaival is.